구글 설문지와 앱스스크립트를 활용한 창업 상담 신청 자동화 시스템 구축하기

구글 설문지와 앱스스크립트를 활용한 창업 상담 신청 자동화 시스템 구축하기

안녕하세요, 여러분! 오늘은 구글 설문지와 앱스스크립트를 활용하여 창업 상담 신청을 자동화하는 시스템을 구축하는 방법에 대해 알아보겠습니다. 이 시스템을 통해 상담 신청서를 자동으로 생성하고, 구글 시트에 정보를 저장하며, PDF 문서를 만들어 이메일로 발송하는 과정을 자동화할 수 있습니다.

프로젝트 개요

우리가 만들 시스템은 다음과 같은 기능을 수행합니다:

1. 구글 설문지를 통해 창업 상담 신청 정보를 받습니다.
2. 받은 정보를 구글 시트에 자동으로 저장합니다.
3. 저장된 정보를 바탕으로 PDF 형식의 상담 신청서를 생성합니다.
4. 생성된 PDF를 신청자의 이메일로 자동 발송합니다.

이 모든 과정을 구글 앱스스크립트를 이용해 자동화할 것입니다.

시스템 구축 단계

1. 구글 시트 템플릿 만들기

먼저, 상담 신청 정보를 저장할 구글 시트 템플릿을 만들어야 합니다. 이 템플릿은 신청자의 정보를 깔끔하게 정리하고 시각화하는 역할을 합니다.

function createConsultationForm() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = ss.getActiveSheet();

  // 시트 초기화
  sheet.clear();

  // 헤더 설정
  var headers = [
    "창업 상담 신청서",
    "신청일자",
    "신청자명",
    "연락처",
    "이메일",
    "희망 업종/아이템",
    "창업 준비 단계",
    "상담 희망 일자",
    "문의 사항"
  ];

  // 헤더 스타일 설정
  var headerRange = sheet.getRange(1, 1, headers.length, 1);
  headerRange.setValues(headers.map(function(header) { return [header]; }));
  headerRange.setFontWeight("bold");
  headerRange.setBackground("#4a86e8");
  headerRange.setFontColor("white");

  // 입력 필드 설정
  var inputRange = sheet.getRange(1, 2, headers.length, 1);
  inputRange.setBorder(true, true, true, true, true, true);

  // 셀 크기 조정
  sheet.setColumnWidth(1, 150);
  sheet.setColumnWidth(2, 300);

  // 전체 테두리 설정
  var fullRange = sheet.getRange(1, 1, headers.length, 2);
  fullRange.setBorder(true, true, true, true, true, true, "black", SpreadsheetApp.BorderStyle.SOLID);
}

이 코드는 구글 시트에 창업 상담 신청서 템플릿을 생성합니다. 헤더와 입력 필드를 설정하고, 스타일을 적용하여 보기 좋은 형태로 만듭니다.

2. 구글 설문지 만들기

다음으로, 신청자로부터 정보를 받을 구글 설문지를 만들어야 합니다. 앱스스크립트를 사용하여 자동으로 설문지를 생성할 수 있습니다.

function createGoogleForm() {
  var form = FormApp.create("창업 상담 신청서");

  form.setDescription("창업 상담을 신청하기 위한 양식입니다. 모든 항목을 정확히 작성해 주세요.");

  form.addTextItem()
    .setTitle("신청자명")
    .setRequired(true);

  form.addTextItem()
    .setTitle("연락처")
    .setRequired(true)
    .setValidation(FormApp.createTextValidation()
                   .setHelpText("올바른 전화번호 형식으로 입력해주세요. (예: 010-1234-5678)")
                   .requireTextMatchesPattern("^010-\\\\\\\\d{4}-\\\\\\\\d{4}$")
                   .build());

  form.addTextItem()
    .setTitle("이메일")
    .setRequired(true);

  form.addTextItem()
    .setTitle("희망 업종/아이템")
    .setRequired(true);

  var preparationItem = form.addMultipleChoiceItem()
    .setTitle("창업 준비 단계")
    .setRequired(true);
  preparationItem.setChoices([
    preparationItem.createChoice("아이디어 구상 중"),
    preparationItem.createChoice("사업계획 수립 중"),
    preparationItem.createChoice("자금 준비 중"),
    preparationItem.createChoice("창업 직전 단계")
  ]);

  form.addDateItem()
    .setTitle("상담 희망 일자")
    .setRequired(true);

  form.addParagraphTextItem()
    .setTitle("문의 사항");

  Logger.log("설문지 URL: " + form.getPublishedUrl());
  Logger.log("설문지 수정 URL: " + form.getEditUrl());
}

이 코드는 창업 상담 신청을 위한 구글 설문지를 생성합니다. 신청자명, 연락처, 이메일 등 필요한 정보를 입력받는 항목들을 추가하고, 일부 항목에 대해서는 유효성 검사를 설정합니다.

3. 설문지 응답 처리하기

설문지에 응답이 제출되면, 이를 자동으로 처리하여 구글 시트에 저장하고 PDF를 생성하는 함수를 만들어야 합니다.

function onFormSubmit(e) {
  var responses = e.response.getItemResponses();
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // 응답 데이터 추출
  var data = responses.map(function(response) {
    return response.getResponse();
  });

  // 시트에 데이터 입력
  sheet.getRange(2, 2, data.length, 1).setValues(data.map(function(item) { return [item]; }));

  // PDF 생성
  var pdfFile = createPDF(data);

  // 이메일 발송
  sendEmail(data[2], pdfFile);
}

function createPDF(data) {
  // PDF 생성 로직
  // ...
}

function sendEmail(email, pdfFile) {
  // 이메일 발송 로직
  // ...
}

이 코드는 설문지 응답을 처리하는 onFormSubmit 함수를 정의합니다. 응답 데이터를 추출하여 시트에 저장하고, PDF를 생성한 후 이메일로 발송하는 과정을 자동화합니다.

시스템 사용 방법 (20단계)

1. 구글 드라이브에 로그인합니다.
2. 새 구글 시트를 생성합니다.
3. 도구 > 스크립트 편집기를 선택합니다.
4. 스크립트 편집기에 앞서 제시한 코드를 붙여넣습니다.
5. 파일 > 저장을 선택하여 스크립트를 저장합니다.
6. 실행 > 함수 실행 > createConsultationForm을 선택하여 시트 템플릿을 생성합니다.
7. 실행 > 함수 실행 > createGoogleForm을 선택하여 구글 설문지를 생성합니다.
8. 콘솔 로그에서 생성된 설문지의 URL을 확인합니다.
9. 설문지 수정 URL로 이동하여 필요한 경우 설문지를 수정합니다.
10. 설문지 설정에서 '응답' 탭으로 이동합니다.
11. '응답 저장 위치'를 방금 생성한 구글 시트로 설정합니다.
12. 스크립트 편집기로 돌아갑니다.
13. 리소스 > 현재 프로젝트의 트리거를 선택합니다.
14. '트리거 추가'를 클릭합니다.
15. 실행할 함수로 'onFormSubmit'을 선택합니다.
16. 이벤트 소스로 '스프레드시트에서'를 선택합니다.
17. 이벤트 유형으로 '양식 제출 시'를 선택합니다.
18. 저장을 클릭하여 트리거를 설정합니다.
19. 필요한 권한을 부여합니다.
20. 이제 시스템이 완성되었습니다. 설문지 URL을 공유하여 상담 신청을 받을 수 있습니다.

이렇게 구축된 시스템을 통해 창업 상담 신청 프로세스를 효율적으로 자동화할 수 있습니다. 신청자는 간편하게 온라인 설문지를 통해 상담을 신청할 수 있고, 관리자는 자동으로 정리된 정보를 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한 PDF 문서 생성과 이메일 발송까지 자동화되어 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다.

 

이 시스템은 창업 상담뿐만 아니라 다양한 분야의 신청 프로세스에 응용할 수 있습니다. 예를 들어, 학교에서의 상담 신청, 회사의 휴가 신청, 세미나 참가 신청 등 다양한 상황에 맞게 커스터마이징하여 사용할 수 있습니다.

 

앱스스크립트의 강력한 기능을 활용하면, 더 복잡한 로직도 구현할 수 있습니다. 예를 들어, 신청 내용에 따라 자동으로 담당자를 배정하거나, 신청 통계를 자동으로 생성하는 등의 기능을 추가할 수 있습니다.

 

마지막으로, 이러한 자동화 시스템을 구축할 때는 항상 보안과 개인정보 보호에 주의를 기울여야 합니다. 민감한 정보를 다루는 경우, 적절한 보안 조치를 취하고 관련 법규를 준수해야 합니다.

 

여러분도 이 예제를 바탕으로 자신의 업무에 맞는 자동화 시스템을 구축해 보세요. 반복적이고 시간 소모적인 작업들을 자동화함으로써, 더 중요하고 창의적인 일에 집중할 수 있을 것입니다. 화이팅!